Aki’s PoIC メインシステム

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ここではPoICのメインのシステムとしてコアとなる部分、メインシステムについて紹介します。

環境セットアップ

環境に必要な要素

メインシステムを構築します。必要な要素は以下の4つになります。

  • 情報カード
  • Dock
  • 記入するペン
  • メインシステムの置き場所・環境

最低でも上記の4つを揃える必要があります。道具が揃っていない場合は他もので代替しても構いません。代替ツールは後述のDockとしての箱選び」情報カードは私のブログnext-action 「PoIC はじめの一歩の参考に」を参考にして下さい。ここではPoICシステムを構築する為の環境作りにフォーカスします。


メインシステムの場所選び

PoICは個人レベルでの情報管理システムです。他人の迷惑にならない限りどこに置くかは自由です。日常の中で一番作業しやすい場所、Dockへのアクセスが苦にならない場所が良いでしょう。気に入らなければ「ポン」と場所を移動すれば良いだけの話です。コンパクトなシステムですので色々と試してベストな場所を選んで下さい。良い環境を選ぶ際にいくつかポイントを挙げます。

  • ストレスを感じない広さを確保する。
  • 思い立ったらすぐに記入、保存出来る場所。
  • 常にDockを意識出来る目立つ場所。


ざっと挙げましたが、特に重要なのは3点目の「常にDockを意識出来る目立つ場所」だと考えてします。日常生活で目立たない場所にある様では、つい、いつの間にか情報カードへのアクセス頻度も減り「無用の長物」と化してしまいます。インテリアとしては少々愛嬌がないですね。くれぐれも知的生産を妨げる様な場所、例えば散らかっていたりデスクであったり自分の仕事場や勉強の場所と全く違う場所は避けるべきです。多くの場合、会社であれば自分のデスク脇、私の様な自宅が仕事場になっている人は自宅デスクの脇などがベストだと思います。


補足:ひらめき・アイデアというのは意外と仕事や勉強をしていない時にふとやってきます。気持ちがリラックスしている時です。「ああ!あの事、何処かに書いおかないとすぐにでも忘れてしまいそうだ!!」こんな事が良くあります。外出時に限らず自宅も例外ではありません。そんな時は自宅のあらゆる場所にメモ帳とペンを置いておくと便利です。私の経験だと、料理をしながらぽっかりと何か浮かんだ時は、キッチンの引き出しにメモ帳とペンを出してすぐに書いておきます。 もちろん外出時は最低限測量野帳を携帯します。

「瞬間を捉える事が大事」と言えば良いでしょうか?写真みたいですね。


Dock

Dockとしての箱選び

Dockとは情報カードに書いた全ての記録が集まる場所です。情報カードは書いた内容によって様々なプロセスを踏みますが最終的には必ずこのDockに収まります。記録の蓄積場と言えば判りやすいかもしれません。私がDockとして使っている箱は情報カード専用のものを使っていません。100円ショップでサイズが適正なプラスチックの既製品を使っています。しかしながらDockとして使う為の箱を探すのに結構な労力があった事を一言沿えておきます。5×3にマッチした既製品を探すのは少々大変です。日本では一般的に使われていないサイズだからです。どうしても5×3の情報カードでなければいけない。という考えが無ければDockに使う収納ボックスの事を考えると名刺サイズやハガキサイズなどがお勧めです。Dockとして使う箱の選択肢に困る事は無い位様々な商品がありますのでここで試行錯誤する必要はないでしょう。 私は情報カードに書く内容の最小単位が丁度5×3で適正だった為に規格外の製品をDockとして利用しています。 *要写真

Dockとして使う箱に必要な条件

Dockが全ての情報集積場である以上、日々頻繁に使用する重要な道具になる事は間違いありません。適当に選んでしまうとイマイチうまくいかないという事になる可能性もありますのでDockとして使う為にいくつかポイントを挙げます。

  • 置き場所の邪魔にならないか(書く為の十分なスペースの確保)
  • 奥行きは十分にあるか(情報カードを時系列で並べる為)
  • 情報カードの高さに対してDockが高すぎないか(情報カードへアクセスしやすい環境)
  • 情報カードを入れた時、左右のスペースに余裕があるか(アクセスのしやすさ、取り出しやすさ)

これらを考慮して箱を手に入れると後々の運用が楽になります。またショップで箱を選ぶ時は作業スペースの広さを計ったり実際に情報カードを持って行き、買う前に箱と合わせてみる事でどの様に収まるかがある想定出来ます。



情報カード

使用する情報カード

情報カードのサイズはPoICマニュアル同様、5インチ×3インチのカードを使っています。 Hawkexpress氏はコレクト社のグリッド入り方眼カードを採用していますが、私の場合サイズだけ統一しておきメーカーや種類などは混在したまま運用しています。書く内容や利便性が良いものをその都度選びたいというのが理由です。例えばイラストを描く場合は方眼カードは少々邪魔なので白紙のカード。文字を書く場合は一ツ橋式の罫線入りカード、ジ-30を使います。またGTDカードを記入する場合は自作したテンプレートを使いますのでこちらもプリントアウト用に白紙にしています。参考:自作テンプレート Next Action Cards for PoIC ver.1.01d

情報カードの種類を複数混在させる場合の注意点

重さで枚数を計れない

PoICでは書き込んだ情報カードがある程度の数になった場合、カードをばらして組み合わせたりするなどの再生産という作業が発生します。(非常に楽しい作業です)当然どの位書き溜めたのか、数も知りたくなると思います。その場合1枚ずつ数えていては結構な時間が掛かるので重さでざっくりと知る事が出来ます。しかしながら情報カードの種類が複数混在する場合は個々の厚みが異なる為、重さで枚数を判断する事は出来ません。2、4、6、と手作業で数えなくてはいけないのでその作業が面倒な場合は情報カードの種類は統一しておいた方が良いです。 参考:Pile of Index Cards 量を計る


4タグの位置は共通していなければならない

方眼線の情報カードを使う最大のメリットはタグを書き込む位置が簡単に判るという点です。どんな種類のカードを使っても積み重ねる時に タグの位置が同じでないと書き込む意味がありません。私の場合、方眼線の無い情報カードにタグのを入れる方法としてはコレクトの方眼カードに合わせて事前に10mm単位でマーキングしておきます。マーキングの際には情報カードに10mmのスケール入りカードを用意して30枚程度を一気に線引きしておきます。こちらも同じく面倒、時間がもったいないと感じる方は始めから方眼カードを採用した方が手間が掛かりません。

自分に合った情報カード選び

お試しのススメ

情報カードの種類を選ぶ場合は「とりあえず使ってみないと判らない」と思います。メーカーや大きさ、厚みなどですね。長く使うものですから最良の選択をする為に、様々なタイプを一度試してみてみると良いと思います。自分は京大式のB6、5×3、名刺サイズ、はがきサイズ(これはインクジェット用のはがきそのものです)など様々なタイプを試してみました。いくつかポイントを挙げます。

情報カード選びのポイント

  • 入手のしやすさ

今はインターネットという便利なものがあるので大手のネットショップなどで気軽に情報カードを買う事が出来ます。私はあまりネットを使ってモノを買うタイプではないですし、いちいち送料が掛かってしますので少々買い増しは不便です。出来れば足を運ぶのに苦にならない距離に簡単に手に入れる事が出来るお店があれば切らした時の心配は無いですね。

  • 書き込む情報の最少単位で決める。

個人によって情報カードに書く内容は変わってきます。私の場合は仕事に関するアイデアや思い付いた事、本などで学んだ事を中心に書いています。その多くは一言で済んでしまう事から5×3が丁度良いと考えました。また、再生産する時にカードとカードを組み合わせる事で面白い発見があったりしますので出来るだけ1枚あたりの情報量は少なくしています。同じカードにあれこれ書いてカードを組み合わせる時に窮屈な思いをしたくないからです。「自分に対して1枚のカードに1つのメッセージを書く」と言ったら判りやすいでしょうか。もし勉強用に情報カードを使う場合なら項目が出来ると思いますので5×3では少々狭いかもしれません。逆に字は小さめで、一枚に書きたい量がそれ程多くなければ名刺サイズでも良いと思います。

  • 持ち運びや利便性

使う場所が自宅や職場のみであるならば可搬性はあまり気にする事ではありません。しかし頻繁に持ち歩く生活環境であるならばサイズはよくよく考えた方が良いと思います。紙は束になるとかなり重くなりますのであまり大きなカードを選ぶと持ち運ぶ事自体が苦痛になってしまいかねません。出来れば手軽に持ち運べる程度の大きさが良いです。

ポイントを2点挙げましたがいずれにせよ書きたい内容や字の大きさ、さらには愛着、自分で管理しやすいものを選択するのが継続出来るポイントだと思います。

情報カードに身銭を切る ストックのススメ

自分に合った情報カードの種類・大きさが決まったら(この種類で進めたいというレベルに達したら)大量のストックをお勧めします。私の場合、始めに15セット1500枚を用意しました。さらに500枚使った頃に追加で1000枚、合計2000枚をキープしています。これはPoICWikiにてHawk氏が推奨していた事を実践してみて非常に効果があったので再度ここで紹介し、私なりの視点で別の例を紹介します。メインシステム | ストックに関してHawk氏はt「1パック分のカードを書いてみて、「この大きさでよい」と決まったら、今度は一度にたくさん買ってストックしておきます。たくさん買っておけば、手元にどのくらいカードが残っているかを心配しなくて済みます。カードの残量を気にしながら書くのは、バッテリーを気にしながらノートパソコンを使うようなものです。」と述べています。枚数を気にしながら書く事のストレスを無くす事が重要なポイントです。

渡部昇一氏の「知的生産の方法」には本を買う意味について次の様に述べています。「身銭を切って買った本でなければ身に付かない、などと言おうとも思わない。食事でも、学校で食べる給食も披露宴で出される食事もタダである。~中略~しかしほんとうに味覚を楽しもうと思ったら身銭を切った食事が良いのではないか。身銭を切っておけば、うまいかまずいかの判断も厳しくなろう。凡人の場合、身銭を切るという事が判断力を確実に向上させる良い方法になる」

ここでは本と食事を比較した例を挙げていますが情報カードにも多くの点が当てはまります。

  • 心理的ブロックを外す

大量のストック=身銭を切る事で枚数の制限という心理的ブロックを外す事が可能です。これだけの枚数を買っている。思いのままいくらでも書けば良い。環境を得る事が出来ます。

  • 高いモチベーションの継続

もう一点は身銭を切る事で「このカードシステムを何とかモノにしてやろう」という一種のモチベーションが生まれます。私の経験からお話しますがカードシステムを取り入れて間もない頃、情報カードへの記入が思ったように進みませんでした。どの様に書いて良いのか判らなかったからです。そこで思い切って大量のストックを目の前にすると「ああ、以前あんな事思ったな」「~~と言うアイデアがほったらかしだな」など頭に浮かんだ事は全てカードに落としてしまえ、という一種の開き直りの様な気持ちになり多くのカードを生み出す事が出来ました。ストックを切り崩す事への気持ち良さ、書く事自体の気持ち良さを得られました。

  • 情報カードに書く「内容の価値」

最後にストック=身銭を切る事の意義は情報カードに書き込む内容の「価値を高める」という意味も込めています。ブランクカードの山を見ながら「これらは将来新たな知的生産に必ず貢献する重要な道具」と考え、自分にとってPoICがいかに重要であるかを実感し、得られる結果を想像しながら積極的に取り組む事が可能です。

ブランクカードの事前準備

情報カードへの記録直前までを解説します。ペンを用意して書く前に事前に白紙状態のブランクカードを用意します。この工夫も頭の中の情報をすぐに記録出来る様にする為です。ブランクカードの入れ物は100円ショップで買ったプラスチック製のトレイを使います。やや深めで5cm位あればカードにアクセスし易いです。ポイントは白紙の状態で情報カードをそのまま置くのではなく事前に4タグをマークしておく事で毎回タグを記入する必要が無くなります。ブランクカードへの記入は出来る限り事前に用意しておく事で一枚の情報カードに費やす時間を短縮出来ます。

置き方ですが事前にタグを入れた情報カードは平積みぜずに全て立てる形で置きます。また、仕切りカードを「記録・発見・GTD・参照」の4枚分を入れておく事で目的のタグが入った情報カードへのアクセスを容易にします。