GTDの解体・再接続

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GTDカードは特殊な存在

GTDは4カードの中でも極めて特殊な存在です。他のカード「記録・発見・参照」は情報の種類が違うにせよ自分の頭で考えた事を「過去の記憶」として情報カードに記録します。対してGTDカードは現在よりも先の事、様々な不確定要素を含んだ「未来」の事を情報をカードに記入します。PoICシステムで時系列スタック法をキープするならばDockから手前に、逆に積み重なります。Dockの手前とは・・・?私の場合デスクという空間しかありません。


4カードと時系列の矛盾 PoICにGTDは必要か?

元も子もない事を言っているかもしれませんが、この部分に多くの方がPoICの運用に難しさを感じているのではないかという点にフォーカスし、私なりに出した結論を解説します。


4カードのうちGTDカードだけが唯一現在よりも先の事、「未来」を扱う特殊なカードというのは前項で解説しました。対して過去の情報を「記録・発見・参照」というタグ付けをしますが過去と未来のカードを同じ次元で処理をするとDock内は混乱が起きやすくなります。そこには時系列をキープする為に何らかの工夫が必ず必要になります。そもそも物理的にDock内は奥から手前、言い換えれば過去から現在までしか積み重ねる(pile)スペースを用意していないからです。


「PoICにGTDは必要なのか?」という問いに対して知的生産の向上の為に過去の情報だけを扱うのか、それとも過去も未来も扱うのかという言葉に置き換えましょう。再生産時に過去の情報だけで十分という場合は思いきってGTDという特性のカードを切り捨てるという考え方も良いでしょう。対して未来の情報も取り入れたい場合は混乱の起きない別の方法を考える必要があります。


欲張りな私が取った手法は後者です。知的生産の向上に過去も未来も一元管理し再生産時にも両方を活かしたいと考えました。オリジナルPoICではGTDカードを残りの属性、記録・発見・参照と同列の扱われています。と同時に時系列スタック法を用いて情報を管理する場合、過去の情報と未来の情報が混在する事で大なり小なりの混乱が生まれます。小さな矛盾ではありますが絶対的な時系列を維持する為には不安定な要素となる可能性があります。


そこでシステムに大きな変更を加える事で上記の問題を解決しましたので解説します。

PoIC+GTDは直列配置 時系列の維持

Aki’s PoIC system v. 1.0 SET UP (拡大する)

時間軸の把握と可視化

オリジナルPoICではGTDを4カードの1つとして扱っている為、「PoICの中のGTD」とい概念で存在しています。対して情報カードの時系列キープし、時間軸を可視化させる方法は、PoICの中からGTDと取り出しあるべき時間軸上に積み重ねる事です。正確な時間軸上でPoICシステムを構築した場合、過去・現在・未来は以下の様に配置されます。


時間軸と情報の位置は右のシステム図を参照して下さい。

  • 過去:Dockの一番奥が最も古く過去になる(さらに奥には実在はしないが再生産した膨大な情報カード積み上っている。再生産時は時系列を崩すので対象としない)手前に情報カードが蓄積されるにつれ現在へと近づく。
  • 現在:現在は「今」という瞬間しかないのでDock内にある一番手前の情報カードからDockからはみ出たすぐ外を指す。
  • 未来:Dockからはみ出したすぐ手前が現在なので未来はそこからさらに手前に向けて情報が並ぶ。Dockの外は未来の事の関する情報なので多くは例外無くGTDとなる。

最も手前にあるエリアは、IN-BOXとして様々なフォーマットで集められた情報を収集し、どの属性に該当する情報であるかまたは情報に対してどの様なプロセスが必要であるかを判断して適切な振り分けを行う空間です。全ての情報に共通する基本プロセスは「収集→処理→蓄積」という流れになります。

GTDの特性 解体

システム内で未来の情報を扱う事により再生産時は「取った行動への記録」を大いに活用する事が可能です。しかしながら「やるべき事」に対して様々なプロセスを通して最終的な記録としての形にします。GTDと一言で言っても書いた内容を正しく認識しておかないとプロセスが煩雑になるので注意が必要です。ここでは現在から未来に掛けて処理する様々な形をした情報を把握する事で円滑な処理に備えます。

未来の行動 GTDの様々な特性を確認

  • IN-BOX:取るべき行動を収集する。
  • 実行/next action:次に取るべき行動を把握。
  • プロジェクト:細分化したタスクを2つ以上抱え、複数の処理を通して成し遂げる。
  • 2分以内に実行可能か?:2分という定義は便宜上。厳密な定義はなく、タスクが発生した時点からすぐ行動に移せるかを判断。
  • いつか/そのうち/もしかしたら:不確定要素。今すぐ行動に移す必要は無いが検討事項である。
  • 資料:後々使うかもしれない情報。
  • 連絡待ち/HOLD:自分以外がタスクに関わっている場合。寝かす/とりあえず置いておく状態。
  • 特定日:人と会う、約束など。厳密に決められた日に対して行動を起こす。スケジュール、予定。
  • ゴミ:行動に移す必要がない。実行不可能な事。


簡単ですがこの様に細分化しました。

適切に処理する PoICへの再接続

システム図に沿って一番手前から処理の方法について解説します。GTDを単独のシステムとして運用する場合と異なり、あくまでPoICシステム上の時間軸に対してどの場所に処理後の情報カードを配置するか(接続するか)がポイントです。補足:4カードのうちGTD以外の記録・発見・参照カードは過去の情報として直接Dockに収集するので処理方法はオリジナルPoICと変わりません。

  • IN-BOX

取るべき行動の全てを余す事無く収集します。収集する情報元は測量野帳、メモ帳、情報カード、付箋、「超」整理手帳などのサブシステムを加えた様々なデバイスから一旦IN-BOXへまとめる事から処理が始まります。ブレインストーミングと同様にタスクは出せる限り出し切ります。


  • 2分以内に実行可能か?

小さなタスクが発生した時点ですぐ実行し、処理が可能であるならばリスト化せずにそのまま片付けてしまう。必要であれば完了後、情報カードへ取った行動の記録としてGTDカードを起こしても良い。しかしながら多くの場合記録としての価値が低く、後々の再生産に貢献出来ないカードになりやすい。すぐに出来るタスクは割り切ってさっさと片付ける事が重要。次に取るべき行動を考えた方が生産的。


  • 実行する/次に取るべき行動/next action

次に取るべき行動を付箋でリスト化する。優先すべき事項は常に流動的であり、何かと忙しい世の中である事を強く認識しておく(いくら予定を立てても横から別のタスクが日常的に割り込んでくる、これが当たり前、位に考えておきたい) タスクの優先順位が流動的である以上、ToDoリストの様な一枚の紙だと順番が入れ替えられない。そこで付箋を使う事で、次に取る行動をくるくると簡単に変更出来る。同時に全てのタスクを把握しながら容易にトラッキングする事が可能。重要なのはGTDエリア内では全てのタスクを可視化(見える化)させる事こそが取るべき行動を明確に出来るという点です。このアイデアは野口悠紀雄氏が考案したToDoボード「秘書いらず」を参考にしてシステムに組み込みました。

参考:続「超」整理法・時間編 野口悠紀雄著 中公新書1222 1995年 P36「秘書いらず」で時間を見る


  • プロジェクト

細分化したタスクを2つ以上抱え、複数の処理を通して成し遂げる。


  • いつか/そのうち/もしかしたら

不確定要素。今すぐ行動に移す必要は無いが検討事項である。


  • 資料

後々使うかもしれない情報。


  • 連絡待ち/HOLD

自分以外がタスクに関わっている場合。寝かす/とりあえず置いておく状態。


  • 特定日

人と会う、約束など。厳密に決められた日に対して行動を起こす。スケジュール、予定。


  • ゴミ

行動に移す必要がない。実行不可能な事。

GTDは完了したタスク、過去の情報としてDockに収める

4カードとしてのGTDはあくまで自分の取った行動の記録として扱います。